Systemrådgivning

Vilken är den största framgångsfaktorn vid införande av nytt affärssystem?

Louise Swan
Publicerat 2 jun 2021

Är det dags att byta affärssystem? Eller har ni precis implementerat ett nytt affärssystem som de anställda inte använder fullt ut?

En av huvudorsakerna till att ett införande av ett nytt affärssystem blir mindre bra är just användarnas motstånd och brist på vilja att acceptera det nya systemet.

En annan anledning till varför systemet inte uppnår potentiella fördelar är att man ofta underskattar ansträngningen för själva hanteringen av förändringar. Därför är det viktigt att engagera användarna i ett tidigt skede för att undvika motstånd och protester senare.

Motståndet kan nämligen leda till förseningar, överskidande av budget och det kan även vara avgörande för införandets framgång i sin helhet.

Så varför motsätta sig ett nytt affärssystem som kan medföra så många fördelar för en organisation?

Finns det någon bakomliggande motståndsfaktor?

För många är det okända läskigt och man är osäker på hur man ska förhålla sig till det. Det enklaste sättet är såklart att ta avstånd helt och hållet. Det fungerar ju dock inte om man arbetar i en verksamhet som just införskaffat ett nytt affärssystem som alla behöver lära sig.

Forskare menar att förändringsmotstånd faktiskt ligger i människans natur där osäkerhet och förändrat arbetsinnehåll är direkt kopplat till användarmotstånd. Användarna kan alltså vara ovilliga till att använda det nya systemet även om det kan generera en bättre arbetsprestation.

Hur kan vi nu dra nytta av denna information?

Om man låter användaren vara delaktig i införandet kan det bidra till att användaren känner att affärssystemet har en personlig betydelse vilket även kan påverka både användbarheten och arbetsprestationen positivt.

Den mest omfattande framgångsfaktorn vid ett införande

Enligt Umble et al. (2003:246) är utbildning en av de mest omfattande och kritiska framgångsfaktorerna. Dock är det ofta förekommande att utbildning, både inför och efter en implementation, är något som bortprioriteras när budgeten för införandet sätts. Detta är något som vi på Proclient brukar ta höjd för vid en implementation.

Utbildning är viktigt eftersom användaren måste förstå hur systemet fungerar, hur processer hänger ihop och hur användandet kan påverka olika avdelningar. Några anser sig vara tvingade att gå en utbildning och förstår därmed inte vikten av utbildningen. Andra förstår varför de utbildas och får istället en bättre förståelse för affärssystemet.

Användarna bör utbildas på två sätt; dels i det område användaren ska arbeta i och dels översiktligt hur affärssystemet fungerar. Affärssystem kan vara komplexa och poängen med systemet är att funktioner och processer hänger ihop.

Användarna behöver en översiktlig utbildning dels för att få en grundlig förståelse för systemets uppbyggnad men också få insikten i att deras insats är betydelsefullt för att hela flödet ska fungera.

Utbildning inför införande

En viktig faktor i införandeprocessen är samarbetet mellan avdelningar eftersom affärssystem handlar om att integrera olika affärsområden. Som tidigare nämnt är det nödvändigt att användaren lär sig hur de egna handlingarna i systemet kan påverka andra individer och avdelningar.

En framgångsrik utbildning bör påbörjas i god tid, gärna långt innan införandet av affärssystemet påbörjas.

Implementera gärna en testversion av systemet med relevant data så att användarna får en korrekt bild från början. Testa testa testa!

Utbildning efter införande

När systemet är på plats ska rutiner och flöden ska sättas. Skapa gärna egna lathundar för de rutiner och arbetsprocesser som verksamheten eller den egna användaren har. Med en lathund kan även kunskapen leva vidare ifall företaget skulle tappa inhouse kompetens på sikt.

Kontinuerlig utbildning

Kunskap är en färskvara och bör därför vara up to date! Affärssystem utvecklas kontinuerligt där nya funktioner och moduler kan tillkomma. Se därför till att användarnas kunskap hänger med systemets utveckling framåt.

Det är vårt jobb som återförsäljare att tillhandahålla de verktyg ni behöver för att kunna fortsätta utvecklas med ert system. Därför erbjuder vi en mängd olika utbildningar inom Pyramid Business Studio.

“Tänk dig viskleken fast med värdefull kunskap som kan få stora konsekvenser ifall den misstolkas.”

Det är också vanligt förekommande att fel kunskap förs över mellan anställda. Tänk dig viskleken fast med värdefull kunskap som kan få stora konsekvenser ifall den misstolkas. Ett felaktigt arbetssätt som felaktigt förs vidare till näste man och så vidare.

Det är i de flesta organisationer fördelaktigt att utse en så kallad “Systemansvarig”. En person som har ett extra intresse och djupare kunskaper i systemet. Användarna kan med fördel vända sig till den ansvarige med eventuella frågeställningar och på så sätt blir information mer lättillgängligt.

Slutsatsen är därför att utbildning både innan och efter är en av de stora nyckelfaktorerna för ett lyckat införande.

Hur förbereder jag användarna i det nya systemet på bästa sätt?

Tips på vad man kan göra för att få en smidig övergång in i det nya systemet:

  1. Förmedla en tydlig vision om hur det framtida arbetet ska fungera för att minska osäkerhet de anställda. Kommunicera tydliga mål och förväntningar samt ge en grundlig förklaring till varför affärssystemet ska införas.
  2. Se till att användarna är delaktiga när verksamhetens behov och krav ska formas därmed blir användarna mer positivt inställda till affärssystemet. Gruppen av användare bör till fördel bestå av nyckelpersoner från alla olika funktioner för att kunna få bästa möjliga insikt i verksamheten som helhet.
  3. Identifiera brister i det nuvarande systemet och låt gruppen tycka till om hur de anser att det kommande systemet ska anpassas.
  4. Utse en Projektledare för implementeringen. En Systemansvarig bör också utses. Ibland är dessa en och samma person men ett personstöd med djupare kunskaper i systemet bör finnas tillgänglig för användarna efter införandet.
  5. Avsätt tid till utbildning innehållande introduktion, testning i verklig miljö (vi brukar exempelvis installera en demoversion av Pyramid som man kan testa innan den skarpa tas i bruk), ta del av nya funktioner men jämför även de nya affärsprocesser med nuvarande som användarna kanske inte ville skulle ändras.

I slutändan handlar det om att förbereda de anställda så bra som möjligt och ge dem de rätta verktygen för att lyckas. En person som inte vill lära sig kommer heller inte att lära sig fullt ut. Motivera dem och utbilda dem så kommer inställningen att förändras!