När vi närmar oss nytt år blir det allt viktigare att se över sin registervård. För många företag är det först när något går fel – en faktura som stoppas, en kund som saknar korrekt VAT-nummer eller en artikel som saknar kritisk information – som behovet blir tydligt. Men vad händer om du istället kan säkerställa kvaliteten innan problemen uppstår?
Med Validering av fält, en plusfunktion till Pyramid från Proclient, får du ett kraftfullt verktyg för att bygga smarta, tydliga och effektiva processer kring datakvalitet. Det handlar inte bara om obligatoriska fält – det handlar om att skapa logik, flöden och regler som hjälper organisationen att göra rätt från början.
Varför registervård är viktigare än någonsin
När krav från myndigheter, kunder och samarbetspartners ökar blir kvaliteten i dina register avgörande. Felaktiga uppgifter kan leda till allt från manuella efterkontroller till stoppade fakturor – och i värsta fall förlorad tid, irritation och ökade kostnader.
Nytt år innebär ofta att många företag planerar att ta tag i sin interna datakvalitet och register. Att göra detta strukturerat är betydligt enklare med rätt verktyg, och här kommer plusfunktionen Validering av fält in i bilden.
Vad är Validering av fält?
Plusfunktionen Validering av fält gör det möjligt att:
✔ Ange vilka rutiner och fält (datanummer) som ska valideras
✔ Bestämma hur felmeddelanden ska presenteras
✔ Säkerställa att kritiska fält aldrig lämnas tomma
✔ Skapa både enkla och avancerade valideringsregler
✔ Hjälpa användarna att arbeta på ett enhetligt och korrekt sätt
Allt administreras i en egen dialog – där användaren själv, eller Proclient, lägger upp logiken för valideringen.
Konkreta scenarion där validering gör stor skillnad
1. Korrekt VAT-nummer – direkt vid kundregistrering
Enkelt flöde:
Kunden ska alltid ha ett VAT-nummer vid uppläggning.
Mer avancerat flöde:
VAT-nummer krävs endast om landskoden inte är lika med SE, och ska vara 10–14 tecken.
Avancerat flöde:
Olika krav baserat på landskod:
- DK → börjar med DK, alltid 10 tecken
- NO → börjar med NO, alltid 11 tecken
- FR → börjar med FR, alltid 13 tecken
Med validering slipper du felregistreringar som senare påverkar fakturering, rapportering och administration.
2. E-faktura – undvik kostsamma fel innan de uppstår
När underlaget inte är korrekt stoppas ofta e-fakturan. Då krävs kredit, makulering och skapande av ny faktura. Det kostar tid – helt i onödan.
Exempel på validering:
- Om kunden har e-fakturatyp INVOICIX → fältet Annan orderref måste fyllas i.
Med validering minskar du risken för avvisningar och sparar tid i ekonomiavdelningen.
3. Kund- eller kundtypsspecifika krav
Exempel:
Vissa större bolag kan ha krav som:
- Ert ordernr måste fyllas i
- Ska vara exakt 6 tecken
- Ska dessutom börja på bokstaven K
Den här typen av logik är guld värd för att stödja stora kunder med särskilda krav.
4. Andra vanliga och tidsbesparande kontroller
726 – Kontakt
Mobiltelefon och e-post måste fyllas i.
725 – Leverantör
Leverantörstyp får inte vara tom
Attestmall måste vara ifyllt
710 – Artiklar
- Artikeltyp får ej vara tom
- Vid intrastatartikel: statistikkod och nettovikt krävs
- Ursprungsland måste anges
- Artikelinfo 1 ska börja på A och vara 8 tecken
Små regler – stora effekter på datakvalitet.
Resultatet? Mindre frustration – mer kontroll
När användarna får hjälp att göra rätt från början:
✔ Höjs datakvaliteten
✔ Minskar felinmatningar
✔ Förenklas administrationen
✔ Försvinner många efterkontroller
✔ Blir flödena snabbare och mer enhetliga
Du bygger helt enkelt en tryggare vardag i Pyramid där systemet stöttar processerna istället för att skapa merarbete.
Dags att ta tag i registervården inför 2026?
Om du vill:
- Slippa stoppade fakturor
- Få bättre ordning i kund- och artikelregister
- Säkerställa att alla i organisationen arbetar likadant
- Minska manuell administration
- Höja kvaliteten i hela affärssystemet
… då är Validering av fält en av de mest effektiva åtgärderna du kan införa.
Vi hjälper dig gärna att kartlägga dina behov och sätta upp både enkla och avancerade flöden – helt anpassade efter er verksamhet.
👉 Läs mer om Plusfunktionen – Validering av fält
👉 Kontakta din säljare för mer information
