PartnersPyramid

E-faktura eller PDF-faktura?

Louise Swan
Publicerat 27 okt 2021

Vad är skillnaden på en e-faktura och en PDF-faktura?

Skillnaderna är faktiskt stora. En vanlig missuppfattning, som fortfarande existerar, är att företagare likställer en EDI-faktura (Electronic Data Interchange) även förkortad e-faktura med en PDF-faktura.

Läs vidare om EDI i Pyramid.

Båda fakturaformaten skickas digitalt men dess egenskaper är raka motsatser. En e-faktura är fylld med data medans en PDF-faktura bara är en platt bild.

E-fakturan går rätt in i mottagarens affärssystem per automatik vilket resulterar i att administrering och attestflöden blir effektivare. En PDF-faktura måste tolkas manuellt eller optiskt, med risk för mänskliga fel och i efterhand hanteras i reskontran.

Lagkrav på elektronisk faktura till offentlig sektor

Från och med 1 april 2019 måste alla företag som levererar åt stat, kommun och landsting skicka e-fakturor enligt en ny europeisk standard.

Risker med fakturor via e-post

Idag är det vanligt med känsliga spamfilter som gör att fakturan inte hamnar i din mottagares inkorg. Därför är risken stor att det leder till vidare handpåläggning.

Nätbrottslighet i form av falska fakturor hör också tyvärr till vanligheten. Många bluffakturor slinker även igenom men där har Proclient säkrat upp med en Plusfunktion, Varningslista. Varningslistan från Svensk Handel importeras automatiskt till Pyramid och de leverantörer som finns på listan spärras. För mer information klicka här.

Ransomware är även ett begrepp vi blir allt mer bekanta med där dina filer tas som gisslan i syfte att pressa dig på pengar. Allt för att man öppnade en bilaga i en e-post.

E-fakturor går att spåra och risken för att något ska gå fel är betydligt mindre!

Är det verkligen gratis att skicka en PDF-faktura?

Det beror på hur man ser på det. Det är gratis att skapa en faktura och e-posta som PDF, ja.

Det kan däremot bli kostsamt i längden då många glömmer att räkna med den egna arbetsinsatsen. Som tidigare nämnt kan fakturor via e-post lätt fastna i spamfilter, missas och inte betalas i tid. Du behöver då ha koll på påminnelsehantering och eventuellt behöva skicka fakturan på nytt.

Arbete och tid du lagt ner på något som systemet annars hade skött per automatik. Flera undersökningar påvisar att färre fakturor förfaller när de skickas som e-faktura.

Hur kommer jag igång med e-fakturering?

Du behöver ett faktureringsprogram eller ett affärssystem som Pyramid där det både är flexibelt och enkelt att skapa fakturor. Din mottagare ska kunna ta emot e-fakturan och du behöver en mellanhand, t.ex. någon av våra samarbetsparters Inexchange eller EDI Solutions som kan förmedla de elektroniska fakturorna.

Kontakta oss så berättar vi mer!

Du kan enkelt digitalisera faktureringen från Pyramid om du kopplar på en fakturatjänst. Kontakta gärna en av våra säljare så berättar vi mer!


“Vi menar, och det framgår tydligt av grafiken här nedan, att elektroniska fakturor genererar betydligt större mervärden än PDF-fakturor, men man behöver för den skull inte bestämma sig för antingen eller.
Vi föreslår e-faktura så långt det är möjligt, men erbjuder naturligtvis också PDF eller pappersfaktura om mottagaren fortfarande inte kan ta emot fakturor som är elektroniska.”

Per Gustafsson, Inexchange.